6 koraka za učinkovito planiranje

Za dugoročne ciljeve potreban vam je višegodišnji plan, za kratkoročne ciljeve - tromjesečni plan, a za trenutne ciljeve - mjesečni, tjedni, dnevni. Što je zaista važno pri planiranju? Evo 6 najvažnijih koraka za uspješno planiranje.

Stručnjaci za upravljanje vremenom savjetuju da to prilikom planiranja tekućih poslova radite u perspektivi tjedna, jer tjedan daje širi kontekst našim aktivnostima. A što uzeti u obzir prilikom organiziranja zadataka?

Zahvaljujući vremenskoj ploči otkrit ćete da ne morate sve raditi! Tada ćete spoznati radost uživanja u slobodnom vremenu. Naš osobni i profesionalni uspjeh uvelike ovisi o tome kako organiziramo svoje vrijeme. Način na koji ga trošimo sami biramo, snosimo i posljedice tih odluka. Da bismo se vremenom dobro upravljali, slijedimo maksimu Stephena R. Coveyja: "Umjesto da se usredotočite na činjenje ispravne stvari, svoju pažnju morate usmjeriti na činjenje ispravne stvari." Na naše odluke o korištenju vremena utječu dva kriterija - hitnost i važnost. Često pridajemo važnost previše zadataka. No pravilno postavljanje prioriteta odnosi se na spoznaju onoga što je najbolje u našoj hijerarhiji vrijednosti, a ne samo na reagiranje na hitna pitanja. Kako ih razlikovati jedni od drugih? Hitnost je kriterij koji se odnosi na vrijeme, važnost naših ciljeva. Praktični alat koji pokazuje opseg aktivnosti i pomaže prepoznati što je zaista važno je vremenska ploča. Najvažniji uvjet za učinkovito djelovanje i planiranje je usredotočiti se na kvadrant II i istovremeno eliminirati mnoge aktivnosti u I i III, a zanemariti kvadrant IV.

Važno

Vremenski raspored: kvadrant I.

Obuhvaća važna i hitna pitanja. To je "upravljanje krizama" - aktivnosti od strateške važnosti i hitnih pitanja. U ovom tromjesečju radimo i koristimo svoje znanje kako bismo odgovorili na mnoge situacije i prihvatili izazove. Ne možemo zanemariti ove stvari.

Vremenski raspored: kvadrant II

Obuhvaća važna, ali ne i hitna pitanja. To je "visokokvalitetna" četvrt u kojoj se snalazimo sami: stvaramo dugoročne planove, predviđamo probleme i sprječavamo ih, razvijamo svoje sposobnosti, regeneriramo se, provodimo vrijeme s voljenima. Što više vremena provedemo u ovom tromjesečju, to se više povećava naša sposobnost djelovanja. Zanemarivanje aktivnosti u njemu proširuje kvadrant I, koji nas na kraju troši, uzrokuje stres i izgaranje.

Vremenski raspored: kvadrant III

U njemu postoje hitne stvari, ali nisu važne. Ovo je četvrt zablude, jer zujanje oko hitnog može stvoriti iluziju važnosti. U ovom kvadrantu izvodimo akcije koje su trenutne, ali važne za nekoga drugoga, ispunjavamo tuđa očekivanja, misleći da se nalazimo u kvadrantu I.

Vremenski raspored: kvadrant IV

To nisu hitne i nevažne stvari. Minimiziranjem vremena provedenog u ovom tromjesečju, dobit ćemo vrijeme za zaista važne stvari.

1. Učinkovito planiranje: razmislite o svojoj viziji i misiji

Kad započnete planirati svoje aktivnosti, razmislite što je najvažnije u vašem životu. Razmislite o svojoj viziji, onome što biste željeli raditi, pravilima kojih se slijedite (kompas!). Koliko god se dalekim činilo, izuzetno je važno jer vaša uvjerenja utječu na ciljeve koje ste si postavili, na odluke koje donosite i na to kako trošite vrijeme.

Razmišljanje o vlastitoj misiji bitan je uvjet za postupanje u skladu s onim što je važno, jer ima snažan utjecaj na provedbu ostalih aktivnosti dodijeljenih kvartalu II. Ako je vaš životni kredo osobni razvoj, druženje s obitelji, otkrivanje životnih vrijednosti ili društvene aktivnosti, vraćanjem s vremena na vrijeme najvažnije ćete stvari utisnuti u svoje sjećanje. Misija će stvoriti okvir unutar kojeg ćete donositi odluke u sljedećim fazama planiranja.

2. Učinkovito planiranje: definirajte svoje uloge

Uloge su simboli dužnosti, odnosa s ljudima, aktivnosti za dobrobit društva. Njihovo definiranje jasno stvara prirodnu strukturu koja nam omogućuje održavanje ravnoteže. Uloge koje igrate temelje se na vašoj misiji. Napišite svoje uloge na papiru (npr. Supruga, majka, studentica, menadžer, direktor, član sportskog kluba). Istraživanja pokazuju da je pojavljivanje u više od sedam neučinkovito, pa pokušajte kombinirati određene funkcije, na primjer.Prepoznavanje životnih uloga pomaže vam da sagledate život u cjelini - možete vidjeti da to nije samo posao ili obitelj, već svi oni zajedno. Dok opisujete svoje uloge, primijetit ćete "važne, ali ne i hitne" stvari (kvadrant II) koje se obično zanemaruju. Uz uloge, u tjedni raspored dodajte i "oštrinu pile". To je energija koju bismo trebali uložiti u usavršavanje svojih vještina u četiri temeljne dimenzije života - fizičkoj, socijalnoj, intelektualnoj i duhovnoj. Apsorbirani u „piljenje“ (dobivanje rezultata), zaboravljamo „naoštriti pilu“ (zadržati ili razviti sposobnost postizanja rezultata u budućnosti). Ako se, na primjer, ne bavimo sportom (fizička sfera), ne razvijamo znanje (socijalna sfera), ne pratimo najnovija dostignuća u našoj industriji (intelektualna sfera) ili ne znamo što nam je važno u životu (duhovna sfera), možemo „postati tupi ”Neravnotežom.

3. Učinkovito planiranje: odaberite ciljeve za svaku ulogu

Razmislite o najvažnijoj stvari koju možete učiniti u svakoj ulozi ovog tjedna kako biste postigli pozitivne rezultate. Što je bitno, npr. Kao supruga, suprug, roditelj, zaposlenik? Kada tražite aktivnosti, koristite kompas, a ne sat i usredotočite se na ono važno, a ne hitno. To može biti, na primjer, spoj sa suprugom, više vremena za dijete, prikupljanje informacija o tečaju brzog čitanja, meditacija. Postavite si jedan ili dva cilja za svaku ulogu.

4. Učinkovito planiranje: naučite donositi odluke

Da biste ciljeve četvrte II pretočili u akcijski plan, morate naučiti donositi ispravne odluke tijekom cijelog tjedna. Često pokušavamo naći vremena za "važne" aktivnosti u četvrtima I i III, koja su već prepuna aktivnosti. Bacamo se iz jednog slučaja u drugi, povjeravamo ga nekom drugom, odgađamo, nadajući se da ćemo naći vremena za najvažnije stvari. Ali - kako piše Stephen R. Covey - " poanta nije davanje prioriteta planovima, već planiranje prioriteta." Zamislite široku teglu u koju ste stavili veliko kamenje. Iako je staklenka napunjena kamenjem, nije puna, u praznine možete posuti šljunak. Ali istina je da staklenka još uvijek nije puna - možete dodati pijesak, a zatim dodati još vode. Naši ciljevi u četvrtini II su "veliko kamenje". Ako se prvo pozabavimo drugim stvarima - vodom, pijeskom i šljunkom, a zatim želimo u plan uklopiti veliko kamenje, naši će pokušaji biti uzaludni. Ali ako znamo koje su stvari veliko kamenje i riješimo ih prije svih ostalih, vidjet ćemo koliko možemo postići i koliko vode, pijeska i šljunka ima u praznim prostorima. Postići ćemo ono što smatramo važnim, a istovremeno ćemo u skladu s tim „prilagoditi“ druge aktivnosti.

5. Učinkovito planiranje: organizirati svaki dan

Vaši svakodnevni zadaci su prvo učiniti najvažnije stvari, unatoč neočekivanim okolnostima i izazovima dana. Ponekad ćete uspjeti provesti plan, drugi put ćete ga morati promijeniti, ali prilikom donošenja odluka oslanjajte se na indikacije vašeg unutarnjeg kompasa. Da najvažnije stvari stavimo na prvo mjesto, ujutro:

ZAMISLITE TIJEK DANA - pregledajte tjedni raspored, pronađite sebe, pogledajte ovaj dan u kontekstu 7 dana. To će vam pomoći da na odgovarajući način reagirate na neočekivane situacije.

POSTAVITE PRIORITETE - označite svoje postupke simbolima kvartova I i II - zahvaljujući tome bit ćete sigurni da se pitanja iz tromjesečja ne uklapaju u vaš raspored. Ako je potrebno daljnje određivanje prioriteta, detaljnije označite aktivnosti kvartova I i II (npr. Krugom).

DEFINIRAJTE VRIJEME I VRIJEME ZADATAKA - odvojite one koji su strogo tempirani od onih koji se mogu izvoditi u bilo koje doba dana. Također zapišite vremenska ograničenja za određene aktivnosti.

6. Učinkovito planiranje: procijenite svoju učinkovitost

Na kraju tjedna razmislite koje ste ciljeve postigli, s kojim ste se izazovima suočili, koje odluke donijeti i jesu li najvažnije stvari bile na prvom mjestu prilikom odabira. Tjedni sažetak pomaže vam izbjeći ponavljanje istih pogrešaka, omogućuje vam da budete učinkovitiji u sljedećim tjednima.